Esta está incluida en la ceremonia de clausura y es
donde se menciona lo más importante de este las participaciones destacadas, se
mencionan lo resultados del evento, los ganadores y en general, es el resumen y
conclusión de este mismo.
Los eventos en general son
fenómenos que surgen de ocasiones no rutinarias y que tienen diversos objetivos
de ocio, culturales, personales u organizativos establecidos de forma separada
a la actividad normal diaria, cuya finalidad es ilustrar, celebrar, entretener
o retar la experiencia de un grupo de personas.
Los eventos se caracterizan por
el nivel relativo de complejidad e incertidumbre asociados a ellos. Con el
concepto incertidumbre nos referimos a la situación de duda inicial en la
planificación de los eventos respecto al volumen de participación, al coste
total, o más relacionado con nuestro campo, al volumen de información a
generar. La complejidad de un evento hace referencia a su estructura
organizativa. Dependiendo del grado de complejidad, requiere de los
organizadores la aplicación de distintos niveles de gestión y la satisfacción
de distintas demandas.
A la hora de organizar y
desarrollar un evento deportivo, resultan necesarios profesionales en las áreas
de protocolo, logística y seguridad.
Hay que intentar reunir a personas con distintas facultades y formar un equipo
de trabajo propio.
Para que el evento deportivo sea
un éxito hay que asegurar los siguientes servicios: seguridad, apoyo sanitario
y antidopaje, manutención, alojamiento, equipamiento, logotipos, carteles,
transporte, recepciones, instalaciones, publicidad y difusión, obsequios de
empresa, fotógrafos, operativos de prensa, regalos de promoción y actividades
de ocio y aventura.
Planeación y organización:
La organización de eventos deportivos es una pilar de la administración
y gestión deportiva ya que en muchas ocasiones el desempeño de un especialista
de esta área se mide por su capacidad para llevar a buen termino un cértamen.
Por dicha razón en esta ocasión se va a hablar sobre la clasificación de los
eventos deportivos y recreativos, los comités de trabajo entre otros.
En la organización de eventos cabe resaltar la importancia del marketing,
publicidad, patrocinio y de una buena prestación del servicio ya que de esta
forma se mantendrán los clientes para próximos certámenes y se lograra un
posicionamiento en el área.
-Si el evento es de relevancia lo primero será constituir los Comités de Honor,
Organizador y Ejecutivo.
-Establecer el organigrama sobre los recursos humanos necesarios.
-Concretar el Comité de Seguridad (Policía, Protección Civil, Cruz Roja,
Protocolo).
-Área Técnica.
-Área Administrativa.
-Área de Información, Comunicación e Imagen.
-Área de Protocolo.
-Área de Alojamiento, Restauración y Transporte.
-Área de Infraestructura.
En la planeación del evento se debe tener en cuenta el número de participantes,
escenarios, rentabilidad económica y social, la duración del cértamen y el
tiempo que nos tomara poner en marcha el proyecto. También es primordial definir
las metas y objetivos que nos proponemos.
En la planeación es necesario buscar patrocinadores que colaboren con lo
referente a la publicidad, la merienda y los certificados de asistencia, si es
posible se debe hacer una lista de posibles clientes e invitarlos y entregar
carteles relacionados con el evento y publicitarlo por medios de comunicación,
de la misma forma es necesario tener con anterioridad asignado el escenario que
se va a utilizar que tenga un buen espacio y revisar el sonido y las luces. De
este modo se va a llevar a cabo un excelente seminario o congreso con la
participación del grupo que se logro captar mediante la publicidad y con la
participación de ponentes que hablen sobre temas que le interesen al público
asistente.
Una vez que tenemos la IDEA debemos realizar un estudio de las necesidades más
importantes que conlleva hacer el Proyecto realidad:
Necesidades de instalaciones, equipamientos, alojamientos, transportes, profesorado, monitores, deportivas, organizativas, logísticas, de voluntarios.
En definitiva tenemos que estudiar qué tenemos, qué necesitamos y qué nos falta
para conseguirlo. Una vez que tenemos el Diagnóstico decidimos seguir adelante
o no con el proyecto.
NÚMERO DE PARTICIPANTES
Este es un dato fundamental que tenemos que conocer para la reserva de
alojamientos, transportes, etc. Debemos saber si son de distintos países,
comunidades autónomas, provincias, municipios, clubes, federaciones, etc.
Siempre debemos tener en cuenta, además de los deportistas, a los jueces y
árbitros, técnicos, directivos, acompañantes, conductores, etc.
DURACIÓN DE LA ACTIVIDAD
Otro dato importante es la duración de la Actividad para la reserva de
alojamientos, instalaciones, transportes, sistema de competición, etc.
PRESUPUESTO:
Es el cálculo anticipado de los ingresos y gastos
de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una
oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual.1 Es un plan de
acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos
financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad
de la organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las
empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un
año.
ORGANIGRAMA
Es la representación gráfica de la estructura de
una empresa u organización. Representa las
estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen,
hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la
organización.
El organigrama es un modelo abstracto y
sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura
formal de una organización.
Tiene una doble finalidad:
§ Desempeña un papel informativo.
§ Obtener todos los elementos de autoridad, los
diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos.
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la
información, para conocer como es la estructura total de la empresa.
Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes
requisitos:
§ Tiene que ser fácil de entender y sencillo de
utilizar.
§ Debe contener únicamente los elementos
indispensables.
NECESIDAD DE MATERIAL Y EQUIPO
Estos conceptos son muy necesarios a la hora de
hablar sobre un EVENTO DEPORTIVO ya que para la buena realización de este, se
debe llevar a cabo la interacción entre los participantes y que mejor manera de
llevar esto al cabo que formando equipos para una sana competencia, sin embargo
no solo se necesita de persona, bueno, si, pero también se podría hacer el uso
de MATERIALES para hacerlo más interactivo y se lleve al cabo el fin de dicho
evento.
JUECES:
En cualquier deporte, el es el juez encargado de hacer que se cumplan las reglas del juego. Su
cometido es dirimir todos y cada uno de los lances del juego de forma que no se
convierta en una discusión interminable entre los participantes. Cada arbitro
está obligado a conocer a fondo las reglas del juego, así como las sanciones y
casos especiales que pudieran presentarse durante un encuentro de cualquier
deporte.
Al juez se también se le conoce en ciertos deporte
como árbitros.
COMITÉ DE HONOR Y JUSTICIA
Se constituyó el comité de Honor y Justicia que
tiene por objeto vigilar, controlar y preservar el desempeño ético de los
participantes del equipo o deporte y reconocer los méritos del personal docente
y alumnos que integran la comunidad de
dicho con anterioridad
ADECUACIÓN DE INFRAESTRUCTURA
Apoyar los requerimientos de la comunidad en cuanto a espacios deportivos, recreativos,
lúdicos y centros de educación física adecuados a las necesidades y a los
requerimientos técnicos para la práctica de las diferentes disciplinas
deportivas, recreativas, lúdicas y de la actividad física.
Con la implementación del proyecto se busca:
• Apoyar financieramente a los municipios en la
construcción, adecuación y /o mantenimiento de la infraestructura deportiva,
recreativa, lúdica y de actividad física
• Asistir técnicamente a los municipios en el
diseño y construcción de escenarios bajo normas de ordenamiento territorial y
acorde con las normas internacionales
• Priorizar aquellos municipios pequeños para
dotarlos con infraestructura mínima que permita a la población una adecuada
utilización del tiempo libre, así como la recreación, la práctica deportiva y
de la actividad física
CONVOCATORIA DEPORTIVA
Una convocatoria es cuando invitas al publico en
general a participar en algún evento de lo que sea entonces una convocatoria
deportiva es cuando invitas al publico a participar en un torneo de algún
deporte o a realizar deporte, la cual sigue un formato.
SISTEMA DE COMPETENCIAS:
El sistema de competencia ese refiere a una serie
de elementos conjugados con un fin común en este caso la competencia marca la
pauta para coordinar la forma en que se va ha jugar o llevar a cabo los
enfrentamientos puede ser sencilla,doble eliminacion o todos contra todos. o
por grupos y en la segunda fase eliminacion directa.
CEREMONIA DE APERTURA:
Es el evento (ceremonia) que se raliza antes de
iniciarse un evento deportivo con el fin de inagurarlo y dar la bienvenida a
los participantes e invitados del evento, mencionar los propósito de el este
,que se llevará al cabo y dar una introduccíon, agradecimientos, etc.
DESARROLLO
DIRECCIÓN Función de administradores que implica el
proceso de influir sobre las personas para que contribuyan a las metas de la
organización y del grupo; se relaciona principalmente con el aspecto interpersonal
de administrar.
ORGANIZACIÓN Concepto utilizado en diversas formas, como por ejemplo 1).
Sistemas o patrón de cualquier grupo de relaciones en cualquier clase de
operación. 2) La empresa en si misma. 3) Cooperación de dos o más personas. 4)
la conducta de los integrantes de un Grupo y 5) la estructura intencional de
papeles en una empresa “formalmente organizada”.
EJECUCIÓN Ejecutar, llevar a la práctica, realizar. Herramientas que llevan a
la excelencia en la ejecución.
CONTROL Función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño
individual y organizacional par asegurar que los acontecimientos se adecuen a
los planes. Implica medir el desempeño con metas y planes; mostrar donde
existen desviaciones de los estándares y ayudar corregirlos. Indicadores de
gestión. Cuadros de mando.
PREMIACIÓN
Una ceremonia de premiación es un evento donde se
dan uno o varios premios a aquellos que están siendo reconocido para un
propósito específico. Pueden tener lugar durante el día o la noche. La
ubicación depende del nivel de formalidad del evento; ellos podrán celebrarse
en cualquier lugar de un gimnasio de la escuela a un salón de baile formal. La
premiación puede ser de diversas formas, pero en lo general, en un evento
deportivo son las MEDALLAS, de 3 lugares, el Primero se lleva la de Oro, el
Segundo Lugar, la de PLate y el Tercer lugar la de Cobre, aveces es acompañado
de un diploma.
CEREMONIA DE CLAUSURA:
Es la ceremonia o evento que se lleva al cabo al
final del evento deportivo con motivo de la clausura de este, donde se da el
agradecimiento, se podría decir que la conclusión de dicho, se mencionan las
participaciones más relevantes de los jugadores y aveces va seguido de bailes,
música e himnos nacionales, en caso de que haya sido realizado a nivel
internacional, es la despedida de el Evento.
MEMORIA DEL EVENTO DEPORTIVO:
Esta está incluida en la ceremonia de clausura y es
donde se menciona lo más importante de este las participaciones destacadas, se
mencionan lo resultados del evento, los ganadores y en general, es el resumen y
conclusión de este mismo.
